助成金コラム

こんにちは。

グロウライフ社会保険労務士法人 労務コンサルタントの竹田です。
本記事では、令和5年10月時点でのキャリアアップ助成金のキャリアアップ計画書の作成方法、多くの事業所で申請されている「正社員化コース」の支給申請時の添付書類について、解説します。

「キャリアアップ助成金の計画書を作成したい」「正社員化コースの申請に必要な書類を知りたい」…このような方にとって、この記事はまさに解決の一助となるでしょう。この記事では以下のポイントについて解説しています。

　1. キャリアアップ助成金「正社員化コース」の概要
　2. キャリアアップ計画書の作成と提出
　3. 正社員化コースの支給申請時の添付書類一式
　4. 正社員化コースの支給申請時の注意点

多くの助成金は、事前に役所の窓口へ計画書を提出し、要件を満たした時点で支給申請書類を提出するといった段取りで制度設計されています。この記事では、計画の届出や支給申請で取り扱う「書類」に関する情報が網羅的にまとめられていますので、お読みいただければ、手っ取り早くポイントを把握できると思います。

助成金専門の社労士事務所であるグロウライフが、日々、助成金申請を代行している知見をもとに解説しますので、ぜひ参考にしてください。助成金を活用して、人件費の負担軽減を実現しましょう。

 

【1】キャリアアップ助成金とは？

キャリアアップ助成金とは、厚生労働省が管轄している雇用関係助成金のひとつであり、企業内における非正規雇用労働者（有期雇用労働者、短時間労働者および派遣労働者）のキャリアアップを支援するために2013年に創設された制度になります。

歴史のある助成金ですので、制度の統廃合や要件の改定が何度も行われていますが、令和5年度においては6つのコースが運用されています。事業主は、正社員化や処遇改善などの支給要件を満たすことで、各コースごとに定められた助成金を受給することが可能です。助成金を受給するには、計画書の提出など、所定の手続きに乗っ取って申請する必要があります。

 

キャリアアップ助成金「正社員化コース」の概要

キャリアアップ助成金「正社員化コース」は、従業員の働く意欲・能力の向上による生産性の向上、および企業の優秀な人材の確保を支援することを目的としています。文字どおり非正規雇用労働者（有期雇用労働者、短時間労働者および派遣労働者）を正規雇用に転換した場合、1人当たり57万円が支給されます。

ただ転換するれば良いという訳ではなく、事前にキャリアアップ計画書を労働局へ提出し、非正規雇用労働者を対象とした就業規則に正社員化の制度を導入するなどの準備を済ませた上で、正社員への転換を実施する必要があります。

 

キャリアアップ助成金「正社員化コース」の流れ

「正社員化コース」の計画の届出から受給までの段取りは、以下のような流れになります。

① キャリアアップ計画書を労働局へ提出
② 就業規則に正社員化の制度を規定し労働基準監督署へ届出
③ 非正規雇用労働者を正社員へ転換
④ 転換後6ヵ月間雇用を継続し、給与を支給した後に支給申請
⑤ 支給申請期限は、給与を支給した日の翌日から2か月以内
⑥ 支給申請から4～5カ月後に支給決定

 

参考資料：厚生労働省「キャリアアップ助成金のご案内（令和５年度版）」

 

【2】キャリアアップ計画書とは？

キャリアアップ助成金を受給するには、まずは所在地を管轄する労働局に、キャリアアップ計画書を提出し認定を受ける必要があります。

キャリアアップ計画書は、不適切な助成金の支給を避けるために提出を求められるもので、計画に不備がある場合には受理されません。そのため、事業主が非正規雇用労働者のキャリアアップに対する具体的プランをどのように考えているかを、明確に示す必要があります。よって、キャリアアップ計画書の作成時には、制度の導入後に実行する施策と整合性がとれるように、注意する必要があります。

例えば、正規雇用労働者の雇用を促進する場合であれば、計画書には、正社員化に関する方針などを記載し、規程には、正社員化コースの要件を満たした文言で制度を導入する必要があります。これらの整合性が無ければ、その他の要件を全て満たしていたとしても、助成金は支給されませんので、キャリアアップ計画書の作成は、最も重要な作業と言えます。

とは言え、変更届を提出すれば、キャリアアップ計画書の内容はいくらでも変更できますので、取り組みたい施策と計画書の内容に齟齬がないか？計画書の期間が切れていないか？など、支給・不支給に値するような項目については、定期的に確認するようにしてください。

 

【3】キャリアアップ計画書を作成する

キャリアアップ計画書の申請様式は、都道府県労働局やハローワークで取得するか、厚生労働省ホームページでダウンロードすることが可能です。ここでは、その作成手順について説明します。最終的には、労働者代表をはじめとする関係者からの意見を十分に聞き入れ、完成させることになります。

計画書は、「表紙」「共通事項」「キャリアアップ計画」の3部構成になっています。「表紙」「共通事項」は、会社情報などのわかりやすい項目であるため、比較的容易に進めることができます。

前述した通り、「キャリアアップ計画」は、必要に応じてその都度変更することが可能です。計画に変更が生じる場合は、必ず管轄労働局に「キャリアアップ計画（変更届）」を提出する必要があります。取り組まれる施策と整合性が取れていない場合、助成金は確実に不支給になりますので、十分にご注意ください。

■キャリアアップ計画書を作成する際の注意点

① キャリアアップ管理者を定める
キャリアアップ管理者は、複数の事業所や労働者代表との兼務は不可となっておりますので、ご注意ください。

② 3年以上5年以内でキャリアアップ計画期間を定める。
5年間の計画期間が終了しても引き続き取り組みを行いたい場合は、変更届を提出するのではなく、計画期間が満了した後に新しいキャリアアップ計画を作成し、提出してください。

③ 対象者、目標、期間、目標達成に向けた取り組みを記載する。
計画に関与する有期雇用労働者や無期雇用労働者の意見が適切に反映されるよう、有期雇用労働者を含む全ての労働者代表からの意見を踏まえ、計画を策定してください。

 

記入例｜（様式第1号（表紙））（R5.4）《キャリアアップ計画書》

1枚目には、「事業所名」「使用者側代表者名」「労働者代表者名」を記入し、チェックボックスにチェックを入れます。

参考資料（画像引用）：福岡労働局「様式第1号キャリアアップ計画書（記入例）」
参考資料：高知労働局「様式第1号キャリアアップ計画書（記入例）」

① 提出日
労働局に提出する日付を記入します。

② 労働局
事業所を管轄する労働局名を記入します。「東京都労働局長殿」などと記入します。

③ 事業所名
キャリアアップ計画書を申請する会社名を記入します。

④ 使用者側代表者名
「代表取締役 ○○ ○○」「営業所長 ○○ ○○」など使用者側の代表者名を記入します。

⑤ 労働組合等の労働者代表者名
「当該事業所の非正規労働者も含めたすべての代表者名」を、本人が自筆で記入します。
あわせて下記確認欄にもチェックします。

⑥ 労働者からの意見聴取方法
意見聴取方法を選択し、チェックします。

 

記入例｜（様式第1号（共通））（R5.4）【共通事項】

キャリアアップ計画書の2枚目は、「事業所情報」と「キャリアアップ管理者情報」を記入します。

① 事業者情報欄
キャリアアップ計画書を提出する事業者情報を記入します。
事業所の担当者欄は、キャリアアップ計画書についての問い合わせ対応などができる者を記入しておきましょう。担当者をしっかりと定めている方が、申請がスムーズに進みますので必ず決めておきましょう。

② 代理人・社会保険労務士による提出代行者または事務代理者欄
助成金の申請を代行するのは、基本的に社会保険労務士になります。社労士に代理を依頼している場合に記入します。報酬を得て、助成金の書類作成や申請の代理をすることは、社労士にしかできませんのでご注意ください。キャリアアップ助成金は、かなり複雑な手続きが必要なので、基本的には社会保険労務士に相談するのがおすすめです。

③ キャリアアップ管理者情報
キャリアアップ管理者の「氏名、配置日、事業主または役員かどうか」を記入します。キャリアアップ管理者は、複数事業所の管理者や労働者代表とは兼務できませんのでご留意ください。

また、キャリアアップ管理者の業務内容も記入します。「キャリアアップ計画の策定、制度の周知、実施など」とキャリアアップ計画に関する内容を記載します。

■キャリアアップ管理者の条件など

● キャリアアップ計画を推進する者
● 1事業所あたり1名を配置（複数事業所の兼務は不可）
● キャリアアップなどの知見を有する者
● 特別な資格は不要

 

記入例｜（様式第1号（計画））（R5.4）【キャリアアップ計画】

キャリアアップ計画書の3枚目は、実際の「キャリアアップ計画」について記入します。

※記載内容は一例です。実際の計画に即した内容を記載しましょう

① キャリアアップ計画期間
計画の期間は、実施を予定する期間を定めるもので、通常は3～5年程度の期間が想定されています。期間を設定する際には、十分な余裕を持たせることで目標を達成しやすくなります。

② キャリアアップ計画期間中に講じる措置の項目
ここでは、予定しているコースを複数同時に選択することもできます。後から計画を変更する場合は、変更届を提出することで対応可能です。

③ 対象者
個人名を明示する必要はありません。入社年月日、配属先部署、雇用形態などに関する情報を記載します。
記入例）
・雇用して◯ヵ月以上の有期契約労働者（有期実習型訓練修了者など）
・◯ヵ月以上継続して業務をしている派遣労働者
・新たに採用されたパートタイム労働者

④ 目標
キャリアアップ計画完了時において、目指すべき目標や理想を明示することが必要です。正社員化の場合、職業訓練を通して身につけることが必要なスキルや、習得後の面談などについて記載します。また、福利厚生策の導入に関しては、全従業員を対象とした正規・非正規問わずの制度導入を実施することが必要です。
記入例）
・対象者に対し、正規雇用および短時間正社員への転換を図る。
・対象者のうち○名程度に対して正規雇用・多様な正社員など（または直接雇用）への転換を図る。

⑤ 目標を達成するために講じる措置
目標の達成に向けて、具体的なアクションプランを策定し、その内容を記述します。正社員化を目指す場合には、職業訓練の内容や、新たに設ける正社員化面談など、具体的な施策を明確に定めます。
記入例）
・転換の制度や短時間正社員にかかわる制度を就業規則等に規定し、面接試験を行ったうえで転換を判断する。
・正規雇用・多様な正社員等（または直接雇用）にするための昇格試験を実施する。ただし、有期実習型訓練修了者については、職業能力証明シートの評価により判断する。

⑥ キャリアアップ計画全体の流れ
目標を達成するために、講じる措置などについて全体の流れを記載します。正社員化コースの場合は、「優秀な正社員希望者を選考し、職業訓練を実施する」や「継続的な評価と面談を行い、成果に基づき正社員への転換の可否を判断する」などを記載します。
記入例）
・雇用転換の制度を就業規則に規定し、面接試験等を行い、正規雇用および短時間正社員への転換を行う。
・正規雇用・多様な正社員等（または直接雇用）にするための制度整備を行い、対象者の範囲や制度内容を周知した上で、希望する有期契約労働者等を募集し、昇格試験の評価により正規雇用・多様な正社員等（または直接雇用）を判断する。

 

【4】キャリアアップ計画書を提出する

計画書が作成できたら、所在地を管轄する労働局（都道府県によってはハローワーク）に書類を提出します。郵送で提出することも可能ですが、施策を実施する日の前日までには必ず提出しておく必要がありますので、余裕を持って届出するようにしてください。

計画書の届出時に求められる添付書類のチェックリストが労働局から提供されているので、不備や見落としがないか確認する際は、活用してください。

参考資料：東京労働局「キャリアアップ助成金チェックリスト」

 

【5】正社員化コースの支給申請書類一式を作成する

キャリアアップ助成金「正社員化コース」の支給申請には、非常に多くの書類が必要です。

「共通要領様式」は、キャリアアップ助成金に限らず、雇用関係助成金の受給資格を確認するうえで必要な書類です。キャリアアップ助成金の要件の1つである、賃金上昇3％以上UPについては、計算方法が複雑なので必ず公式ツールである「賃金上昇要件確認ツール」を使用して確認してください。

参考資料：厚生労働省「申請様式のダウンロード（キャリアアップ助成金）」

 

支給要件確認申立書

雇用関係助成金の受給に必要な、共通要件を満たしていることを確認するための書類です。事業主の情報を選択肢から選んで回答します。

支払方法・受取人住所届

雇用関係助成金を、はじめて利用する場合に提出する書類になります。正確にご記入いただくことで、指定の受給口座情報や受取人情報に対して、スムーズな助成金の支払い手続きを行うことができます。

キャリアアップ助成金支給申請書

キャリアアップ助成金の支給申請に、必要となる書類になります。雇用保険の適用事業所番号や事業所名、担当者の氏名、事業内容、支給申請するコースなどの基本事項を記載します。注意事項が細かく書かれていますので、必ず確認しておきましょう。

正社員化コース内訳

正社員化コースにおける、取り組み内容や支給申請額を確認する書類となります。正社員化などの転換制度を規定した年月日や制度の種類、さらには対象労働者名や詳細情報などを記載します。助成金の支給額を算定するうえで、重要な書類となりますので、しっかりと確認し正確に記載しましょう。

正社員化コース対象労働者詳細

キャリアアップ助成金「正社員化コース」対象労働者についての詳細を確認する書類になります。助成金の不正受給がないかを確認するためのチェック項目も多いので、しっかりと内容を理解したうえで回答していきましょう。細かな注意点も記載されていますので、そちらもしっかりと確認し理解したうえで記載することが必要です。

支給申請書類は、「キャリアアップ助成金の要件に該当しているか」「不正受給ではないか」などが確認される、非常に重要なものばかりです。すべての内容を、理解したうえで記載しないと、大変なことになってしまうので十分にご注意ください。

「理解できない」「疑問点がある」などの場合には、必ず専門家に相談するようにしましょう。

賃金上昇要件確認ツール

3%以上の賃金増加を示すためには、賃金アップの要件を正確に計算しなければなりません。計算方法が複雑なため、必ず厚生労働省の公式ツールである「賃金上昇要件確認ツール」を使用して確認してください。

 

【6】正社員化コースの添付書類を準備する

キャリアアップ助成金の支給申請には、「支給申請書類」とともに多くの添付書類を求められます。

ここで重要なのは、就業規則・労働条件通知書・出勤簿・賃金台帳の状態です。これらは、キャリアアップ助成金の要件を満たしているかを確認するための重要なエビデンスとなり、書類の不整合や法令違反が発覚したりすると、助成金が不支給になる場合があります。添付書類は、支給申請の段階で慌てて準備するのではなく、事前に支給申請に添付できるレベルの書類を作成できる体制を整備するようにしてください。

 

就業規則（写）

正社員転換に関する規定を策定し、就業規則に明文化し、これを労働局に提出することが必要です。転換規定には、正規雇用への転換や無期雇用への転換など、幅広い範囲の転換についての規定が含まれます。就業規則を作成または変更する際には、労働者代表の意見を聴取することが求められます。また、施行日は、正社員転換よりも前に設定する必要があります。そして、これらの規定が記載されている、就業規則または労働協約の写しなどを提出します

 

労働条件通知書（写）

処遇改善が実現されたことを確認するためには、正社員化する前後の労働条件を比較できる書類が必要です。対象労働者の転換前後の労働条件通知書または雇用契約書の写しなどを提出します。

キャリアアップ助成金を確実に受給するためには、事前にルールに則った労働条件通知書を作成し、求人から正社員化までの段取りを組むことを強くおすすめします。こうすることで、助成金の要件を満たすための条件を明確にできます。

規模が小さい企業では、些細な変更についてはあまり労働条件通知書を更新しない傾向があります。しかし、助成金申請時には、賃金の改定だけでなく勤務場所や手当の変更など、労働条件が変わった時には必ず通知書の作成を行う必要があります。さらに、通知書と賃金台帳の整合性も重視されるため、細心の注意が必要です。

 

出勤簿（写）

当該労働者の転換または直接雇用後の勤務状況を確認するために、合計12ヵ月分（転換前6ヵ月～転換後6ヵ月）の出勤簿またはタイムカードの写しなどを提出します。

出勤簿などを正しく作成することは非常に重要です。労働時間を正しく管理することがなぜ重要かというと、労働時間を収集した勤怠データは、給与計算にとって非常に重要な情報だからです。正確な給与計算を実行するには、開始時間と終了時間だけでなく、休憩時間、時間外労働や深夜勤務などの情報を、区分ごとに集計して正確な勤怠データを集計する必要があります。

助成金の審査では、勤怠管理や給与計算が正しく行われているかを確認するため、出勤簿を給与明細や賃金台帳などと突き合わせ、詳細に検証します。すべての書類の整合性がとれるように、十分に注意して作成してください。

 

賃金台帳（写）

転換や直接雇用によって変更された賃金の詳細を確認するための書類です。合計12ヵ月分（転換前6ヵ月～転換後6ヵ月）の賃金台帳の写しなどを提出します。

賃金台帳の作成において、慎重になるべき点は給与計算の誤りです。特に、事業所の労働時間などによって異なる残業単価の計算には正確さが求められます。労働局や助成金の審査は厳格化しており、具体的な残業計算の根拠が求められることが一般的です。そのため、勤怠管理および給与計算の正確性を確保することが、支給申請の上で必要不可欠と言えます。

 

【7】正社員化コースの支給申請時の注意点

キャリアアップ助成金「正社員化コース」の支給申請について、ご注意いただきたいポイントについてお伝えします。

第1に、令和4年度の制度の見直し後、はじめて申請を検討される方は、有期雇用労働者の定義や正規雇用労働者の待遇について、しっかり就業規則に定義できているか確認をしてから、支給申請するようにして下さい。状況によっては、支給申請時点に気が付いても手遅れの場合がありますので、できれば、正社員化する前に、支給要件と就業規則の内容をチェックしてください。

第2に、新型コロナの感染が落ち着いてきた頃から、労働局による労働条件通知書・出勤簿・賃金台帳のチェックが厳しくなってきています。勤怠管理や給与計算の不備や、労働条件通知書との不整合が理由で、助成金が不支給になってしまうのは、あまりにも勿体ないので、くれぐれも注意してください。

 

【8】まとめ

この記事では、令和5年度のキャリアアップ助成金について、キャリアアップ計画書の作成方法、正社員化コースの支給申請で取り扱う申請書や添付書類の注意点、などについて詳しく解説しました。

実際、助成金を支給申請する場面では、就業規則、労働条件通知書、出勤簿、賃金台帳の状況を隈なくチェックされます。難易度が高いのは、この4つの書類なので、申請書類の作成のところでミスをしないよう注意してください。

まとめとして、以下のポイントをおさらいしましょう。

　1. キャリアアップ計画書は、正社員化するまでに確実に提出すること
　2. 正社員化コースの支給要件を満たした文言を就業規則へ導入すること
　3. 賃金改定は、賃金上昇要件確認ツールを使用して確実に3％UPさせること
　4. 就業規則、労働条件通知書、出勤簿、賃金台帳の整備は、事前に行うこと

キャリアアップ助成金の申請は、年々難易度が高まっており、専門家のサポートが不可欠な取り組みとなってきています。グロウライフ社会保険労務士法人では、助成金の無料相談を随時、受け付けておりますので、ぜひ、お困りの方は無料相談を利用して専門家のアドバイスを受けてみてください。経験豊富な専門家が、ご相談内容に基づいた具体的な解決策をご提案いたします。

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受付中の助成金の支給要件・受給額などの詳細は、こちらからご確認ください。